O sistema de atendimento WhatsApp para empresas acabou se tornando uma solução indispensável para quem deseja melhorar a comunicação com clientes de forma rápida, prática e eficiente.
Com a crescente popularidade e necessidade do aplicativo para a comunicação diária, as empresas têm a oportunidade de oferecer suporte, tirar dúvidas e até mesmo fechar negócios diretamente pelo WhatsApp.
Contudo, muitas empresas continuam tendo dúvidas sobre como estruturar um sistema realmente eficiente. Por isso, vamos te apresentar um passo a passo simples para implementar essa solução no seu negócio. Acompanhe!
Guia para criar um sistema de atendimento no WhatsApp para empresas
Abaixo, você fica por dentro dos principais passos de como criar um sistema de atendimento no WhatsApp para empresas realmente eficiente.
Passo 1: escolha a melhor versão do WhatsApp
O primeiro passo para criar um sistema de atendimento WhatsApp para empresas é escolher a versão certa do aplicativo.
Atualmente, existem duas opções principais:
- WhatsApp Business: ideal para pequenos negócios, pois permite criar um perfil comercial, configurar mensagens automáticas e usar etiquetas para organização.
- WhatsApp Business API: uma solução especialmente voltada para empresas de médio e grande porte, pois oferece integração com sistemas de atendimento, automação de mensagens e múltiplos atendentes.
Conhecendo esses modelos de WhatsApp Business, se a sua empresa precisa de um atendimento mais estruturado e escalável, a API do WhatsApp Business é a melhor opção.
Mas, se você é um pequeno negócio, o WhatsApp Business tradicional é mais do que suficiente.
Passo 2: configure um número exclusivo para atendimento
Evite usar um número pessoal para realizar atendimentos via WhatsApp. O mais adequado é ter um número exclusivo para a empresa.
Afinal de contas, isso garante mais profissionalismo e organização para a rotina do negócio.
Passo 3: configure mensagens automáticas ao criar um sistema de atendimento no WhatsApp para empresas
Quando falamos em desenvolver um sistema eficiente de atendimento via WhatsApp, é necessário aproveitar ao máximo o recurso de respostas rápidas.
Para isso, você pode estipular mensagens automáticas para questões como:
- Boas-vindas: agradecendo o contato e informando como funciona o horário de atendimento;
- Respostas rápidas: fazer o cadastro e algumas rápidas respostas para as dúvidas mais frequentes,
- Ausência: programar uma mensagem automática para quando o atendimento estiver fora do horário comercial, sempre informando quando o cliente poderá receber um retorno da empresa
Passo 4: utilize etiquetas para organizar as conversas
O WhatsApp Business permite que os usuários realizem uma categorização das conversas com etiquetas conforme as necessidades do negócio, como “Novo Cliente”, “Atendimento”, “Orçamento” e “Fechamento”, por exemplo.
Sem dúvida, uma excelente ferramenta, mas que poucas pessoas conhecem.
Essa categorização te ajuda a manter um fluxo mais organizado de conversas e evitar esquecimentos. Então, vale a pena investir no uso!
Passo 5: integre o WhatsApp com um sistema de atendimento
Para empresas que recebem um grande volume de mensagens, pode ser mais interessante considerar a integração do WhatsApp Business API com uma plataforma de atendimento.
Com essa solução, a empresa consegue:
- Ter múltiplos atendentes utilizando o mesmo número;
- Criar chatbots para responder perguntas frequentes automaticamente,
- Monitorar métricas de atendimento, como tempo de resposta e satisfação do cliente.
Passo 6: capacite a sua equipe para oferecer um atendimento de qualidade
Não basta ter um sistema eficiente e bem programado se a sua equipe não estiver preparada para oferecer um atendimento de qualidade aos clientes.
Isso significa que é fundamental treinar os atendentes para que eles consigam usar um tom de voz adequado e profissional, resolver dúvidas de forma objetiva e agilizar atendimentos sem comprometer a qualidade.
Passo 7: divulgue o seu número de atendimento
Após estruturar todo o seu sistema de atendimento no WhatsApp para empresa, é o momento de começar a divulgar o canal para os clientes.
Adicione o número no site, nas suas redes sociais e assinaturas de e-mail, para que os clientes saibam como entrar em contato caso necessitem de ajuda.
Passo 8: acompanhe e otimize o seu processo atendimento
Por fim, não se esqueça de monitorar o desempenho do seu sistema de atendimento e sempre buscar oportunidades de melhorias.
Para isso, você pode utilizar feedbacks dos clientes e métricas de tempo de resposta, por exemplo, para ajustar estratégias e tornar a comunicação cada vez mais eficiente.
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